Главная › Новости

Как согласовать документ с помощью MS Outlook? Пошаговая инструкция со скриншотами.

Опубликовано: 21.05.2017

Клиент. Создание и отправка исходящего письма

Не секрет, что все документы в процессе их подготовки проходят целый ряд согласований, исправлений и корректировок. Это относится к письмам, проектным документам, договорам, отчетам, локальным нормативным актам… В этой статье мы расскажем, как можно сэкономить время при проведении процедуры согласования документов. В этом нам поможет почтовый клиент  MS Outlook. Эта удобная программа входит в стандартный пакет Microsoft Office и установлена практически на любом компьютере. Outlook-согласование документов не потребует от вас перемещения по отделам компании, вы сможете провести эту процедуру, сидя на рабочем месте.

Аутлук удобен тем, что, в отличие от систем электронного документооборота, не потребует вложений, при этом максимально упростив задачу согласования проектов документов. Далее мы приведем подробное описание того, как происходит этот процесс. Пользоваться будем версией Microsoft Outlook 2010.

Начинаем процесс согласования

Нужно открыть программу MS Outlook и выбрать «создать сообщение».

К письму делаем вложение с документом, который требует согласования. В качестве адресатов пишем всех согласующих лиц. Затем указываем тему письма. Например: Согласование договора поставки. В самом письме пишем коротко сопроводительный текст.

Например:

Иван Иванович, добрый день! Прошу согласовать проект сметной документации по объекту.

Написав текст, выбираем группу команд «Теги».

Нужно задать все параметры согласования документа.

В первую очередь ставим галочку в поле «Кнопки голосования». В поле правее задаем параметры (просто вписываем вручную) «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано». Это ключевой момент – так простое электронное письмо получает функцию согласования документа.